EFEKTYWNA PRACA ZDALNA

przewidywany czas czytania: 11 minut

Praca zdalna to dla jednych chleb powszedni, ale dla innych całkiem nowe wyzwanie. Jak skutecznie pracować z domu, gdy wokół czyhają rozmaite pokusy i utrudnienia? Poznaj 6 sposobów, które Ci w tym pomogą.


.

Pracuję zdalnie od ponad 14 lat.

Doskonale wiem, jakie są tego plusy, ale także i zagrożenia. W tym artykule chcę się z Tobą podzielić PODSTAWOWYMI technikami podnoszącymi skuteczność pracy. Przetestowałem je nie tylko na własnej, ale także na licznych skórach swoich klientów, którzy zamówili u mnie indywidualny trening produktywności.

Od tych wskazówek zaczynam w przypadku współpracy z osobą, która do tej pory zasiadała w biurze i nie jest jej łatwo odnaleźć się w nowej, home-officowej rzeczywistości. To oczywiście tylko wierzchołek góry lodowej. Zasad efektywnej pracy zdalnej jest znacznie więcej.

Jeśli praca w domu nie jest dla Ciebie pierwszyzną – zacznij czytanie od 3 punktu – WYELIMINUJ ROZPRASZACZE.

Artykuł jest obszerny, bo podaję w nim wiele przykładów z życia wziętych, linki do aplikacji i odwołuję się do badań naukowych. Jeśli masz teraz mniej czasu, możesz każdy z 6 punktów przeczytać jako osobny miniartykuł : – )

.

USTAL GODZINY PRACY I PRZERW

Budzisz się. Sprawdzasz, która godzina. 7:00 – normalnie o tej porze wstawał(a)byś, by zebrać się do pracy.

Ale dzisiaj na szczęście mam home-office. Mogę sobie pospać do woli!

To nienajlepszy pomysł. Jeśli przyzwyczaiłeś(-łaś) się do pracy w określonych godzinach, nie warto tego zmieniać:

1. Zmiana godzin snu pogorszy Twoją koncentrację. Przez późniejsze wstawanie, a w konsekwencji także późniejsze kładzenie się spać, trudniej będzie Ci się skupić na tym, co robisz. Każde z zadań będziesz wykonywać wolniej i łatwiej będziesz się męczyć. W tym badaniu studenci Harvarda, którzy kładli się spać i wstawali o różnych godzinach, osiągali niższe wyniki w testach niż ich koledzy zasypiający zawsze o tej samej porze.

2. Godzina pracy rano i wieczorem daje zupełnie różne wyniki. Sen pozwala Ci się zregenerować i naładować Twoje „baterie” energią fizyczną i psychiczną. W ciągu dnia ta ona stopniowo „się rozładowuje”. Z każdą podjętą decyzją i za każdym razem, gdy wykonujesz nieprzyjemne zadanie, ubywa Ci zasobu silnej woli. Roy Baumeister wraz ze swoim zespołem prowadził na ten temat wiele badań. Dlatego wieczorem trudno zachować samodyscyplinę. Jeśli będziesz się wylegiwać w łóżku do 11:00, potem do 14:00 obejrzysz sobie seriale na portalu na N., to w teoretycznie w te same 8 godzin pracy od 14:00 do 22:00 zrobisz ZNACZNIE MNIEJ, niż pracując nawet przez 6 godzin, ale od 8:00 do 14:00.

3. Bez konkretnej godziny zakończenia wyjścia z „domowego biura” praca rozleje się na cały dzień. Przeplatanie zadań domowych, z odpoczynkiem, rozrywką i właściwą pracą, może skończyć się tym, że będziesz pracować do 23:00. Relaksując się w godzinach, w których wcześniej pracowałeś(-łaś), będziesz czuć wyrzuty sumienia, myśląc, że nie zajmujesz się tym, czym teraz powinieneś/powinnaś. Zamiast mieć wieczór dla siebie i swoich najbliższych, będziesz chciał(a) jeszcze wykonać tylko tamto zadanie, jeszcze dokończyć tylko tę rzecz…

CO W TAKIM RAZIE PROPONUJĘ?

Ustal stałe godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy –  najlepiej, żeby były to te same godziny, w których do tej pory pracowałeś(-łaś) w biurze. Zaplanuj też przerwy, nie rzadsze niż co 1,5 godziny. Ta aplikacja przypomni Ci o wypiciu wody właśnie w takiej częstotliwości, ale może być równocześnie zaproszeniem na przerwę. Jeśli do wyznaczonej godziny nie wykonałeś(-łaś) wszystkich zaplanowanych zadań, nie bierz automatycznie „nadgodzin”. Jutro też jest dzień.

.

ODDZIEL PRZESTRZEŃ PRACY I ODPOCZYNKU

Home office często jest chwalony za to, że możesz leżeć w piżamie w łóżku i z laptopem na kolanach wykonywać pracę, którą normalnie robiłeś(-łaś) w biurze. Brzmi to faktycznie wygodnie, jednak w praktyce rzadko się sprawdza.

Jeśli w tym samym miejscu, np. łóżku, śpisz, oglądasz seriale, czytasz książkę, a teraz zaczynasz pracować – wszystko to zacznie mieszać się ze sobą. Sposób w jaki się zachowujesz w czasie wolnym (np. nigdzie ci się nie spieszy, łatwo przeskakujesz z jednego wątku na drugi), może udzielić ci się podczas wykonywania zadań zawodowych.

Z kolei emocje, które czujesz w trakcie pracy, np. stres albo frustracja, że coś nie idzie tak łatwo lub szybko jakbyś chciał(a), mogą zostać przeniesione na bezpieczną niegdyś przestrzeń łóżka. To z kolei może się przełożyć na problemy w zasypianiu czy inicjowaniu bardziej romantycznych aktywności łóżkowych. : – )

Ubiór też jest formą oddzielenia psychologicznej przestrzeni między pracą a odpoczynkiem. Z powyżej opisanych względów zdecydowanie odradzam pracę w piżamie. Nie ma co jednak, moim zdaniem, wpadać w drugą skrajność – prasować koszulę do pracy z domu i siedzieć w pełnym garniturze albo garsonce. Co będzie zatem zdrowym kompromisem?

PO TYM JAK zakończysz poranne czynności i zamierzasz właście zasiąść do pracy, OD RAZU ubierz się w taki strój, w którym nie będziesz się wstydzić wyjść z domu.

Wiele procesów psychologicznych może tłumaczyć zjawisko nakładania się na siebie skojarzeń, które opisywałem. Jednym z nich jest torowanie (ang. priming), które sprawia, że To, co zobaczysz, usłyszysz lub poczujesz na początku danego doświadczenia, może mieć wpływ na Twój dalszy sposób myślenia i/lub reagowania – mimo że Ty tego świadomie nie zauważasz. Efekt primingu potwierdzony jest setkami badań. Pod tym linkiem znajdziesz meta-analizę, czyli podsumowanie wielu (133) innych badań na temat primingu. Więcej o torowaniu i jego zastosowaniu w pracy trenera przeczytasz w tym artykule.

CO W TAKIM RAZIE PROPONUJĘ?

Wyraźnie rozdziel przestrzeń pracy i odpoczynku. Najlepiej będzie wydzielić jeden pokój na domowe biuro. Gdy twoje warunki lokalowe na to nie pozwalają, wprowadź „kącik pracy” w jednym pokoju. Jeśli tak jak ja, pracujesz głównie na laptopie, wystarczy mały stolik w rogu pokoju, na którym położysz komputer i myszkę.

.

WYELIMINUJ ROZPRASZACZE

Podczas pracy z domu pokusą, odciągającą Cię od pracy może być niemal wszystko:

– ŁóżkoOj pospał(a)bym sobie do 12:00.

– TelewizorZobaczę tylko jeden odcinek ulubionego serialu i już biorę się do pracy. Naprawdę! Tylko jeden…

– KsiążkaNo wreszcie teraz będę mógł/mogła ją przeczytać!

Są jednak 2 przedmioty, które dezorganizują pracę z domu najczęściej i w największym stopniu. Są nimi…

telefon i komputer.

Rozprawmy się z każdym z tych gagatków z osobna! Jeśli chodzi o telefon, chcę Ci zarekomendować 3 rozwiązania:

1. Jeśli tylko Twoja praca Ci na to pozwala – wycisz telefon i go ukryj (w plecaku, w szufladzie, gdziekolwiek poza zasięgiem Twojego wzroku). Już sam widok telefonu znacząco obniży Twoją koncentrację. Nawet jeśli nie będziesz z niego korzystać i go odblokowywać, będziesz niepotrzebnie zużywać zasoby silnej woli, by się kontrolować.

To trochę tak, jakbyś postawił na stole smakowity torcik z bezami, owocami i wszystkim co lubisz, a potem przez cały dzień powstrzymywał się, żeby go nie zjeść. Po co się tak katować?

2. Jeśli w pracy musisz mieć telefon pod ręką – wyłącz powiadomienia push. Wszystkie. Inaczej pikający, wibrujący lub świecący diodą telefon co chwilę będzie Cię odciągał, od tego, co najważniejsze. Jak to zrobić? Szybki i profesjonalny tutorial:

3. Zainstaluj aplikację Quality Time – wersja na adroida | wersja na iphone’a.

Jak ta apka działa i co daje? Sprawdza Cię i zachęca do samokontroli. Podsumowuje ile czasu spędziłeś(-łaś) na telefonie w ciągu całego dnia, używając poszczególnych aplikacji oraz ile razy odblokowywałeś(-łaś) ekran.

Mój wynik z pierwszego dnia używania tej apki lekko mnie przeraził – 10 h 9 minut na telefonie, 130 odblokować telefonu.

Dało mi to do myślenia i zmobilizowało do postawienia sobie konkretnego wyzwania. Zejść poniżej 50 odblokowań telefonu dziennie i poniżej 3 godzin (nie licząc użycia nawigacji). Teraz każdego dnia, zamiast bezmyślnie łapać telefon i go odblokowywać, poważnie się zastanawiam, czy tego faktycznie potrzebuję. Najczęściej odpowiedź brzmi „nie”. W ten prosty sposób udało mi się bardzo ograniczyć niepotrzebne spędzanie czasu na telefonie. Jestem przekonany, że Time Quality pomoże też Tobie.

Zajmijmy się teraz rozpraszaczami komputerowymi

Znów, mam dla Ciebie 3 konkretne rekomendacje:

1. Wejdź na swoją skrzynkę i wypisz się ze wszystkich newsletterów. Ze wszystkich, których w ciągu ostatniego miesiąca nie czytałeś(-łaś). Nie łudź się, że pewnego dnia będziesz mieć mnóstwo czasu i hurtowo przeczytasz 50 zaległych wiadomości. Jeśli do tej pory tego nie zrobiłeś(-łaś), to już raczej nie nastąpi.

Przewiń wiadomość z newslettera na sam dół i kliknij w „wypisz” albo „unsubscribe”. Jeśli takiego przycisku nie ma, a korzystasz z Gmaila, kliknij w „zgłoś SPAM”. Każdy kto wysyła newsletter ma obowiązek umożliwić Ci łatwą rezygnację z otrzymywania wiadomości. Jeśli tego nie robi, łamie przepisy i zasługuje, moim zdaniem, na miano spamera.

Po co się wypisywać z newsletterów? Żeby za każdym razem, gdy wchodzisz na skrzynkę, nie widzieć wielu nowych otrzymanych wiadomości. Nawet jeśli oprzesz się pokusie i do nich nie zajrzysz – robisz to zużywając swój cenny i ograniczony zasób samodyscypliny.

2. Zablokuj feedy w mediach społecznościowych, z których korzystasz. Nie będą Ci się w ten sposób wyświetlały wiadomości od znajomych, które można w nieskończoność scrollować. Nie będziesz miał czego przewijać. Zobacz, jak wyglądają „zabite feedy”:

Nie ma czego scrollować! Szarość i pustka!

Może i wygląda to trochę smutno i pusto, ale dzięki takiemu zabiegowi dużo łatwiej skoncentrować się na swoim zadaniu (opublikowaniu posta, przeczytaniu / obejrzeniu jednego materiału, który Cię interesuje – zamiast całego tabunu kolejnych). Dla mnie działa jak złoto! Oto rozszerzenia do Chrome’a, które pomogą Ci osiągnąć pokazany wyżej efekt:

Killer feeda na Facebooku

Killer feeda na LinkedIn

Killer feeda na Youtube

3. Mierz, jak spędzasz swój czas. Podobnie jak przy telefonicznej apce, bardzo ułatwi Ci to samokontrolę. Prosta i bezpłatna aplikacja, która Ci w tym pomoże, to Toggl. Razem z rejestracją w apce polecam od razu zainstalować rozszerzenie do przeglądarki, które ułatwi proces rejestrowania, ile czasu na czym spędziłeś(-łaś), pracując na komputerze.

CO W TAKIM RAZIE PROPONUJĘ?

Zabezpiecz swoją uwagę przed domowymi rozpraszaczami – w szczególności telefonem i komputerem. Telefon: 1) wycisz i schowaj smartfona, jeśli Twoja praca na to pozwala 2) wyłącz powiadomienia push 3) zainstaluj Time Quality, by kontrolować, ile czasu spędzasz na telefonie łącznie i w poszczególnych aplikacjach. Aby zmniejszyć negatywny wpływ komputera: 1) wypisz się z newsletterów 2) zablokuj feedy w mediach społecznościowych 3) korzystaj z Toggl, by mierzyć, jak wykorzystujesz swój czas przy pracy na komputerze.

.

USTAL Z DOMOWNIKAMI ZASADY WSPÓŁPRACY I ICH PILNUJ

Praktykowałem home-office jeszcze w czasach, gdy mieszkałem z rodzicami. Moja mama strasznie się dziwiła, że siedząc cały dzień w domu, nie wywiesiłem prania ani nawet nie pozmywałem naczyń. Dla niej naturalne było, że pracuje się poza domem, a w mieszkaniu człowiek albo odpoczywa, albo zajmuje się domowymi obowiązkami.

Przed pandemią koronawirusa w każdym miesiącu prowadziłem dużo wyjazdowych szkoleń. Gdy pracowałem z domu, moje dzieci – Aria i Tadzio, uznawały z automatu, że skoro tato jest w mieszkaniu, to może się z nami pobawić!

Moja żona też lubi korzystać z czasu, kiedy jestem w domu : – )

Tylko Ci powiem jedną rzecz…

A jak zrobisz sobie przerwę w pracy, będziesz mógł się tym zająć?

Wiesz jak nie lubię dzwonić w obce miejsca – czy Ty mógłbyś zadzwonić do…

Znalazłam fajną rzecz na OLXie. Możesz dzisiaj po nią podjechać?

CO W TAKIM RAZIE PROPONUJĘ?

Aby nie zwariować i móc efektywnie pracować z domu, niezbędne jest wyjaśnienie i wypracowanie z domownikami zasad. Zasad tych nie narzucamy, tylko wspólnie je wypracowujemy, tak żeby każda ze stron je akceptowała i zobowiązała się do ich przestrzegania. Warto je spisać w kilku prostych punktach.

Ustalenie zasad to jednak nie wszystko. Przygotuj się na to, że będą one nieraz łamane przez domownimów. To czy się utrzymają, zależy tylko od Twojej determinacji. Proponuję, by zwracać uwagę za każdym razem, gdy zasady nie są przestrzegane i spokojnie przypominać, na co się wspólnie umówiliśmy oraz dlaczego jest to ważne. Do skutku, metodą zdartej płyty.

PRZYKŁADOWE ZASADY:

1. Gdy drzwi do pokoju są zamknięte (gdy siedzę w swoim „kąciku pracy”), nie przeszkadzamy tacie, zagadując go, wchodząc mu na kolana albo kładąc kłapouchego na jego głowie.

Czy Twoim zdaniem mogę się ubiegać o dodatek za pracę w trudnych warunkach?

2. Tata robi przerwy w pracy co godzinę. Gdy ma przerwę, otwiera drzwi (wychodzi z „kącika pracy”) i można się z nim bawić, pytać go i prosić o różne rzeczy.

3. Jeśli coś ważnego się wydarzyło i potrzebujecie jego pomocy, można przerwać tacie w pracy. Z wszystkimi innymi rzeczami, czekamy do kolejnej przerwy Taty.

.

ZAPLANUJ DZIEŃ

Zanim rzucisz się w wir pracy, warto zastanowić się i podjąć świadomą decyzję, czym będziesz, a czym nie będziesz się dziś zajmować.

Jeśli tego nie zrobisz, Twoją uwagą zawładnie losowośćNajświeższe zadania – mail, którego właśnie otrzymałeś(-łaś), dzwoniący telefon, prośba od domownika, wyskakujący pop-up czy powiadomienie push staną się najważniejszym priorytetem.

Nawet jeśli to zadanie nie jest ani ważne, ani specjalnie pilne – sam fakt tego, że dopiero się pojawiło i jest w Twoim umyśle najbardziej aktualne, często sprawi, że to właśnie jego wykonaniem się zajmiesz. Niejasny przebłysk, że chyba miałem się czymś innym dziś zająć, raczej nie wystarczy, by nie ulec tyranii bieżączki.

Dlatego właśnie proponuję, by wyrobić sobie nawyk planowania dnia pracy. Np.

PO TYM JAK włączę komputer i zaloguję się na swojego użytkownika, OD RAZU zaplanuję dzień.

Co taki plan powinien zawierać? Listę zadań, którymi dzisiaj się zajmiesz. W zależności od potrzeby, możesz się ograniczyć do zapisania 3 najważniejszych celów, które chcesz dzisiaj osiągnąć.

Jeśli interesuje Cię dokładniejsze planowanie – wypisz wszystkie zadania, którymi chcesz się dziś zająć, jedno pod drugim. Następnie przydziel każdemu z nich jedną z 5 liter:

A – jeśli jest to zadanie które TRZEBA zrobić (najwyższy priorytet)

B – jeśli to zadanie WARTO zrobić (średni priorytet)

C – jeśli to zadanie MOŻNA zrobić (niski priorytet)

D – jeśli to zadanie można zDELEGOWAĆ (łatwo powierzyć je koledze, pracownikowi, zewnętrznej firmie)

E – jeśli jest to zadanie do wyELIMOWANIA (jego wykonanie nie wnosi dużej wartości)

Sam posługuję się tą techniką od dołu do góry. Patrząc na daną pozycję na liście, zadaję sobie pytanie:

Czy mogę to zadanie wyeliminować bez znaczącej straty? Jeśli tak – zostaje wykreślone z mojej listy. Jeśli nie – zadaję kolejne pytanie:

Czy mogę to zadanie łatwo i tanio komuś zdelegować? Jeśli tak – wysyłam wiadomość do odpowiedniej osoby. Jeśli nie, zadaję sobie już ostatnie pytanie:

Jaki priorytet ma to zadanie? Wysoki, średni czy niski? I przyznaję odpowiednio literę A, B albo C.

Pamiętaj że, jak mawia Brian Tracy:

Nigdy nie ma dość czasu, żeby zrobić wszystko. Zawsze jest jednak czas, by zrobić rzeczy najważniejsze.

Zacznij więc dzień najpierw od wykonania samych zadań z literą A. Dopiero jak będę zrobione, weź się za te z literą B. Jeśli starczy Ci czasu, wtedy możesz zrobić zadania C. W ten sposób masz gwarancję, że priorytety zostaną zrobione. Na kolejny dzień co najwyżej zostaną przełożone mniej istotne zadania.

Innym ciekawym podejściem jest stworzenie…

listy NOT-TO-DO

Spisujesz na początku dnia wszystkie rzeczy, którymi na pewno NIE będziesz się dzisiaj zajmować. Więcej na ten temat pisałem w tym artykule.

PO TYM JAK pojawi się „zbanowane” zadanie (o jego wykonanie poprosi Cię kolega z pracy, domownik, sam o nim pomyślisz), OD RAZU powiesz, że innym razem możesz się tym zająć, ale dzisiaj masz już inne plany. Dzięki temu, że podjąłeś/podjęłaś już wcześniej decyzję, że tego dzisiaj nie robisz, dużo łatwiej będzie Ci obronić swój czas i plan dnia.

CO W TAKIM RAZIE PROPONUJĘ?

Rozpoczynając każdy dzień pracy, spisz listę zadań, które chcesz wykonać. Każdemu z nich przypisz jedną z liter z Techniki ABCDE. Wyeliminuj i zdeleguj wszystko, co tylko może. Rozpocznij swój dzień pracy od zadań A, stopniowo przechodząc do tych mniej istotnych. Aby lepiej bronić swojego planu, warto stworzyć listę NOT-TO-DO, czyli zadania, których dzisiaj na pewno nie będziesz robić.

.

PODSUMUJ DZIEŃ

Mike Tyson powiedział kiedyś:

Każdy ma plan, dopóki nie dostanie pięścią w twarz.

To normalne, że nawet mistrzowsko zaplanowany dzień nie pójdzie… zgodnie z planem. Po drodze może wydarzyć się wiele rzeczy, które nie sposób przewidzieć.

Aby jednak zwiększyć swoją efektywność pracy zdalnej, warto na koniec każdego dnia zrobić krótkie podsumowanie. Np. przy każdym z zadań określasz czy:

a) zrobiłeś je w pełni

b) wykonałeś je częściowo

c) nawet go nie rozpocząłeś.

przykład podsumowania dnia generowany przez SystemSkutecznosci.pl – mój autorski program do zarządzania sobą i zadaniami

Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widzisz, jak ci dzisiaj poszło. Czy są powody do mruczenia i zadowolenia, czy też wręcz przeciwnie?

Jeśli nie zrobiłeś(-łaś) większości zadań, zastanów się, co było tego powodem? Nierealny plan? Przeszkadzający domownicy? Losowość i wykonywanie przez Ciebie przypadkowych zadań? Zastanawiając się nad tym choćby przez chwilę, ale każdego dnia, możesz dojść do bardzo cennych wniosków. Sama też świadomość tego, że Twoja skuteczność będzie sprawdzana, zmobilizuje Cię do lepszej pracy.

Tym bardziej, jeśli zdecydujesz się na znalezienie Productivity Buddy, czyli osoby która będzie Cię wspierała w Twojej efektywności, a Ty ją. Rano, po zaplanowaniu dnia, wyślijcie sobie swoje listy zadań. A na koniec pracy – rozliczenie dnia w podobnym stylu, jak to na zdjęciu. Taki zewnętrzny sprawdzający zadziała na Twoją dyscyplinę jeszcze mocniej. Wstyd Ci po prostu będzie pokazać koledze / koleżance, że cały dzień sobie przebumelowałeś(-łaś), nie wykonując swojego własnego planu.

.

CO W TAKIM RAZIE PROPONUJĘ?

Zakończ dzień prostym podsumowaniem, które z zadań zrobiłeś W PEŁNI, które CZĘŚCIOWO, a które WCALE. Sama świadomość robienia tego rozliczenia zmotywuje Cię do bardziej efektywnej pracy. By spotęgować ten efekt – zaproś kolegę do rozliczania siebie nawzajem z efektów.

Praca w domu to spore wyzwanie. Bez reguł, planowania, mierzenia postępów rzadko wyniknie z niej coś dobrego. Skorzystaj chociaż z części proponowanych tu rozwiązań, a przekonasz się, jak bardzo podniesie to Twoją skuteczność.

Posted by Andrzej Bernardyn

Nazywam się Andrzej Bernardyn, tak jak taki duży pies z beczułką. W ciągu 14 lat pomogłem 5 000 osób zdobyć ważne umiejętności osobiste. Wśród moich klientów są takie firmy jak IBM, Bayer czy Volkswagen. Jestem autorem Krainy Nawyków, pierwszej w Polsce gry planszowej, służącej do rozwijania nawyków, a także książki Przewodnik po Krainie Nawyków i ponad 100 artykułów, publikowanych m.in. w Productive! Maganize. Jestem także głównym organizatorem Trenferencji - największej w Polsce konferencji dla trenerów, przedsiębiorcą, a prywatnie szczęśliwym mężem i ojcem 3 dzieci - Arii, Tadzia i Aurorki.