technika

3 słowa, które mogą odmienić Twoje życie

3 słowa, które mogą odmienić Twoje życie

Jako dziecko i młodzieniec ;–) uwielbiałem magię! Wyobrażałem sobie, że gdy poznam odpowiednie zaklęcie i wypowiem tajemnicze słowa (przy okazji wywijając różdżką lub zaciskając palce w nienaturalnym geście), to będę w stanie robić rzeczy niesamowite i wielkie. Że świat materialny dostosuje się do mojej woli. 

Nasza rzeczywistość jednak tak nie działa. Nie ma w niej czarodziejów, ksiąg z zaklęciami i czarów (chociaż są wiedźmy, kurzajki i czarne koty). Nie jesteśmy w stanie kontrolować natury i osiągać swoich celów korzystając z magii… ale istnieje inna siła, która nam w tym może pomóc. 

Jest nią … nauka. Dorobek naukowy przyczynił się do rozwoju ludzkości w dużo większym stopniu niż magia w powieściach fantasy. Żyjemy dłużej, dostatniej i możemy się ze sobą komunikować znacznie lepiej niż mieszkańcy Śródziemia, Nilfgaardu czy Świata Dysku. Co ciekawe, odkrycia psychologów, behawiorystów i neurobiologów, dostarczają nam czegoś, co można by określić jako „naukowe zaklęcia”. 

Wypowiadając te pełne mocy słowa, jesteśmy w stanie silnie oddziaływać na siebie lub innych ludzi. Istnieje wiele zwrotów, które są niezwykle skuteczne, a wiemy o tym, dzięki badaniom naukowym. Dzisiaj chcę zaprezentować jeden z nich, który pozwoli Ci w zdumiewający sposób zwiększyć szanse zrealizowania dowodnego postanowienia lub rozwinięcia nawyku. Te słowa to:

PO TYM JAK …

Te trzy słowa wyglądają bardzo niepozornie, jednak mają wielką moc oddziaływania. Pokazują to badania dotyczące „spustów działania” (Gollwitzer Peter, Implementation Intentions. Strong Effects of Simple Plans, “American Psychologist” 1999, t. 54, s. 493-503.).

Często mamy dobry pomysł na to, jak wprowadzić pozytywną zmianę do swojego życia (wiele z nich rodzi się na przełomie starego i nowego roku ;–). Problemem jest jednak zastosowanie tego pomysłu w rzeczywistości, zwłaszcza w sposób regularny. Obiecujemy sobie np. że będziemy się uczyć angielskiego, ćwiczyć fizycznie czy spędzać więcej czasu z rodziną. Jeszcze następnego dnia o tym pamiętamy, ale po chwili to postanowienie wyparowuje z nas znacznie szybciej niż alkohol z krwi po sylwestrowej imprezie.

Dlaczego tak się dzieje?

1. Czasem jest tak dlatego, że nasze postanowienie jest mało konkretne. „Uczenie się angielskiego” może oznaczać wszystko od słuchania anglojęzycznych piosenek i oglądania przemówień czy filmów w tym języku, po czytanie artykułów, uczenie się słówek czy konwersacje na skajpie z zagranicznymi znajomymi. Aby zwiększyć skuteczność postanowienia, należy podać konkretną czynność i się jej trzymać.

2. Druga częsta przyczyna, to porywanie się na zbyt ambitne zadanie – jak mawiała mojej ś.p. babcia Irena – „z motyką na słońce”. Jeśli dobierzemy sobie zadanie, które wymaga od nas dużo czasu, energii czy pieniędzy – to przy pierwszej nadarzającej się okazji (czytaj dziś, jutro lub pojutrze) z niego zrezygnujemy. Zacznij od czegoś maksymalnie prostego. Tak bardzo, jak tylko się da. Absurdalnie łatwego. Przeczytaj jedną stronę książki, zrób jedną pompkę, ubierz buty i wyjdź na spacer na jedną minutę. To zrobisz z łatwością ZAWSZE. Nawet jeśli jesteś po całym dniu pracy, burczy Ci w brzuchu lub tego samego dnia odwiedza Cię teściowa.

3. Trzecia przyczyna jest jednak moim zdaniem najistotniejsza. Nie trzymamy się postanowień, bo nie zaplanowaliśmy, kiedy daną rzecz będziemy robić. Rzeczy, które są ważne, ale nie pilne, zawsze powinny mieć przypisany czas (lub moment), w którym je wykonujemy. Inaczej cały dzień będziemy żyć z przekonaniem, że mamy jeszcze na nie czas, aż 23:59 zaskoczy nas jak zima drogowców (czekam z utęsknieniem na moment, kiedy drogowcy zaskoczą zimę). Rozwiązaniem tego problemu może być wybranie stałej godziny, kiedy coś robimy i nastawienie alarmu w telefonie. „Gdy wybije 22:00, biorę do ręki książkę (pierwszą, która wpadnie mi w rękę lub z góry wybraną) i czytam – np. 1 stronę”. „W samo południe, punkt o 12:00, zjadam marchewkę”.

Takie założenia są już całkiem sensowne i potrafią wiele usprawnić. Jednak z konkretnymi godzinami jest tak, że nie zawsze będziemy w stanie ich przestrzegać. A jeśli na początku wyłamiemy się z określonego postanowienia, bardzo trudno będzie do niego wrócić. Gdy zadzwoni alarm o 22:00 możemy właśnie zmywać naczynia, rozmawiać przez telefon lub z domownikiem i nie będziemy chcieli tej czynności przerywać. Gdy telefon zacznie wibrować o 12:00 może się okazać, że akurat nie mamy marchewki (ani żadnej innej zdrowej przekąski) pod ręką. Co możemy zatem zrobić?

POSŁUŻYĆ SIĘ „NAUKOWYM ZAKLĘCIEM” – PO TYM JAK.

„Po tym jak zaparzę kawę lub herbatę – przeczytam jedną stronę książki”

„Po tym jak zrobię pierwszą przerwę w pracy – zjem marchewkę lub inną zdrową przekąskę”

„Po tym jak pierwszy raz wejdę na facebooka – złożę życzenia urodzinowe znajomym”.

Nie ważne o której to będzie godzinie. Liczy się nie czas bezwzględny (22:00, 12:00), ale względny (sekwencja/kolejność zdarzeń). Do czynności (w zasadzie nawyków), które już w tej chwili robimy codziennie, możemy w łatwy sposób doczepić nowe zachowanie. Stare działanie jest hakiem lub wieszakiem, na którym zawieszamy nową czynność. W ten sposób kształtowane są nawyki. Dzięki temu możemy w pełni zautomatyzować daną czynność i nie męczyć się z podejmowaniem decyzji, kiedy danego dnia pouczymy się angielskiego czy zrobimy pompki. Jest to z góry określone, dzięki czemu o tym nie zapomnimy.

Za każdym razem, gdy planujesz coś zrobić – bez względu na to, czy jest to jednorazowe działanie (wystawienie ogłoszenia o sprzedaży samochodu), nieregularne działanie (wysłanie listów na poczcie) czy nawyk (odnoszenie talerzy do kuchni po zjedzeniu posiłku) – użyj tego „naukowego zaklęcia”– PO TYM JAK.

Po tym jak wykonam X – zrobię Y”.

PO TYM JAK, to 3 słowa, które mogą skutecznie zmienić twoje życie. Bez inwestowania pieniędzy, energii i czasu. Tylko dzięki temu, że je poznałeś i z nich korzystasz. Do czego Cię gorąco zachęcam.

Trzy Słowa, Które Odmienią Twoje Życie!
Posted by Andrzej Bernardyn in technika, 0 comments
Bieżąca Inicjatywa – świetny początek dnia

Bieżąca Inicjatywa – świetny początek dnia

Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, od czego najlepiej jest rozpocząć dzień pracy? Od aromatycznej kawy? Przyjaznego przywitania się z wszystkimi współpracownikami? Sprawdzenia skrzynki pocztowej? 

Możliwości jest bardzo dużo. W tym wpisie pokażę, która z nich jest moim zdaniem zdecydowanie najlepsza. Strategię o nazwie Bieżąca Inicjatywa poznałem w wielokrotnie już cytowanej książce “Do it tomorrow” Marka Forstera. Jest ona bardzo prosta i pozwala uzyskać świetne rezultaty niewielkim kosztem. 

Na początku wybierasz, co będzie Twoją bieżącą inicjatywą. Może to być: 

a) nadrobienie zaległości (w odpisywaniu na maile, porządkowaniu papierów itd.). Polecam tę opcję zwłaszcza osobom wracającym z urlopu. Widok 300 nieodpisanych wiadomości oraz dziesiątek dokumentów papierowych potrafi być mocno odstręczający. Z pomocą Bieżącej Inicjatywy będziesz w stanie szybko się rozprawić z tym problemem. 

b) stworzenie systemu skuteczności osobistej lub jego udoskonalenie. Jeśli do tej pory nie korzystasz z żadnego zorganizowanego systemu, który pomaga Ci w zarządzaniu zadaniami, najwyższa pora go stworzyć. Jeśli masz już system, ale nie działa on tak dobrze, jakbyś sobie tego życzył, Bieżąca Inicjatywa pozwoli Ci systematycznie go poprawić. 

c) rozpoczęcie, wznowienie lub dokończenie pracy nad projektem. Jeśli odczuwasz silny opór przed rozpoczęciem skomplikowanego projektu, Bieżąca Inicjatywa zmotywuje Cię do szybkiego działania. Jeśli projekt jest już zaczęty, ale do jego ukończenia potrzeba jeszcze trochę pracy, również ta strategia będzie dla Ciebie bardzo przydatna.

Jeśli każda z tych trzech opcji jest dla Ciebie kusząca i najchętniej użyłbyś Bieżącej Inicjatywy do każdej z nich, polecam działać zgodnie z zaprezentowaną kolejnością, czyli:

– najpierw odkopać się z zaległości,
– później stworzyć lub udoskonalić system skuteczności osobistej,
– a dopiero w trzeciej kolejności zająć się pracą nad projektami.

Dlaczego polecam taką kolejność?

Po pierwsze, odpowiedzenie na zaległe wiadomości, nawet w liczbie 300, można wykonać relatywnie szybko. Choć ilość ta wygląda przerażająco, jeśli rozłoży się odpowiadanie na maile na kilka (ew. kilkanaście) dni, okaże się to bardzo proste.

Po drugie, jeśli będziesz codziennie zaglądać na skrzynkę pocztową i widzieć długą listę zaległości, będzie Cię to kosztowało dużo stresu i demotywowało do pracy.

W drugiej kolejności polecam zająć się systemem skuteczności osobistej, ponieważ bez niego (lub ze słabo działającym systemem) wszelkie prace nad projektami zajmą więcej czasu i będą mniej efektywne.

Wiesz już do czego możesz wykorzystać Bieżącą Inicjatywę, przejdźmy teraz do tego jak ona działa. Tę strategię można opisać jednym zdaniem:

KAŻDY DZIEŃ PRACY ROZPOCZYNASZ OD DZIAŁANIA NAD OBRANYM CELEM.


Trzy słowa są tutaj kluczowe:

(1) każdy – bez względu na okoliczności, Twoją zajętość, kryzysy przy projektach czy pogodę za oknem pracujesz nad bieżącą inicjatywą KAŻDEGO* dnia. Oczywiście ilość czasu, który jej poświęcisz może się zmieniać. Gdy jesteś bardzo zapracowany – podziałaj nad Bieżącą Inicjatywą tylko 5 minut. Jeśli dysponujesz większą ilością czasu możesz spędzić nad nią i 2 godziny. Ty decydujesz o tym, ile czasu danego dnia chcesz zainwestować. Ważne jest jednak, by zajmować się Bieżącą Inicjatywą codziennie, choćby przez chwilę. Dlaczego? Bo dzięki temu zapewniasz sobie ciągłość prac i codziennie będziesz myśleć o ważnym dla Ciebie celu.

* – można przyjąć różne założenia:

a) każdy dzień = każdy dzień roboczy, a więc od poniedziałku do piątku
b) każdy dzień = dni robocze + sobota
c) każdy dzień = od poniedziałku do niedzieli

Ważne jest, by trzymać się raz przyjętego założenia z żelazną dyscypliną.

(2) rozpoczynasz – nie wystarczy, że każdego dnia będziesz wykonywał działania związane z Bieżącą Inicjatywą. Ważne jest to, by była to PIERWSZA RZECZ, KTÓRĄ ZROBISZ. Z jakiego powodu? Bo dzięki temu gwarantujesz sobie, że faktycznie to wykonasz. Im późniejsza pozycja na liście rzeczy do zrobienia, tym większe ryzyko, że danego dnia zostanie pominięta. Poza tym rozpoczynając każdy dzień od Bieżącej Inicjatywy jesteś w stanie szybko wejść na wysokie obroty i pracować produktywnie od rana.

(3) działanie – zastanawianie się, czytanie czegoś związanego z tematem to za mało. Twoim zadaniem jest WYKONAĆ KONKRETNE DZIAŁANIE, które choćby w niewielkim stopniu przybliży Cię do osiągnięcia celu. Ważne jest, byś nawet pracując tylko 5 minut nad Bieżącą Inicjatywą, miał poczucie, że jesteś coraz bliżej ukończenia.

Na koniec przekażę Ci jeszcze kilka praktycznych porad związanych z tą strategią:

1. Na raz możesz pracować nad tylko jedną Bieżącą Inicjatywą – wynika to z prostego faktu, że tylko jedną czynność możesz wykonać jako pierwszą na początku każdego dnia.

2. Bieżąca Inicjatywa nie nadaje się do pracy nad projektami otwartymi , czyli takimi, które nie mają określonego terminu realizacji. Projektem otwartym jest przykładowo praca nad własnym zdrowiem. Mimo, iż uważam że, nie ma wielu lepszych sposobów na rozpoczęcie dnia niż przejażdżka na rowerze z samego rana, to taka aktywność nie może być nazwana Bieżącą Inicjatywą. W tej strategii istotne jest to, że zajmujesz się pracą nad danym celem przez 5, 15 czy nawet 30 dni – osiągasz cel i zwalnia Ci się miejsce na kolejny projekt. Gdybyś umieścił w Bieżącej Inicjatywie prace nad otwartym projektem, to nigdy nie mógłbyś wykorzystać początku dnia pracy w inny sposób.

3. Dobrze jest przyjąć standardowy czas pracy nad Bieżącą Inicjatywą i modyfikować go, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ja najczęściej pracuję przez 25 minut (1 Pomodoro), gdy jestem bardzo zajęty skracam ten czas do 5 minut, a jeśli mam wyjątkowo dużo czasu wydłużam go do 100 minut (4 Pomodoro).

Wypróbuj Bieżącą Inicjatywę już jutro i przekonaj się, jak szybko uzyskasz realny postęp w pracy nad projektem lub nadrobieniu zaległości.

Bieżąca Inicjatywa – Najlepsze Rozpoczęcie Dnia Pracy!
Posted by Andrzej Bernardyn in technika, 0 comments
Prawo Parkinsona – siła kompresji

Prawo Parkinsona – siła kompresji

Wyobraź sobie wysoki stos 100 złotowych banknotów, leżących jeden na drugim, w postaci półmetrowej wieży. Pomiędzy banknotami znajduje się sporo wolnych przestrzeni. Nie widać ich na pierwszy rzut oka. Jeśli jednak podejdziesz do stosu i obiema rękami wciśniesz go do stołu, zmniejszy on swoją objętość dwulub trzykrotnie. Żaden z banknotów przez to nie zniknie ani nie straci na wartości. Usuniesz tylko powietrze, które nie jest tam do niczego potrzebne. Tak właśnie powinniśmy działać. Eliminować to, co zbędne. Prawo Parkinsona mówi, że: 

“praca rozciąga się do maksymalnego czasu, który na nią przeznaczymy”

Jeśli zaplanujesz, że będziesz tworzyć nową prezentację przez 2 godziny, tyle Ci to zajmie. Jeśli jednak przeznaczyłbyś na to zadanie tylko 50 minut, bardzo możliwe że ten czas w zupełności Ci wystarczy. Jak to możliwe? Im dłuższe zadanie wykonujemy, tym większa szansa, że oprócz właściwych działań, będziemy też się zajmować rzeczami niezwiązanymi z tym, co mieliśmy do zrobienia.

Najczęstsze zagrożenia związane z przeszacowanym czasem zadania to:

  1. ROZPOCZĘCIE WYKONYWANIA WŁAŚCIWEGO DZIAŁANIA Z OPÓŹNIENIEMMam przecież dwie godziny na zrobienie tej prezentacji. To sporo czasu. Na pewno zdążę.

    Zanim zacznę ją robić …
    … sprawdzę szybko skrzynkę pocztową i odpiszę na jednego maila
    … wejdę tylko na moment na facebooka, żeby zobaczyć czy ktoś coś do mnie napisał
    … zrobię krótką przerwę na papierosa
    … wykonam tylko jeden telefon

    Sam z pewnością możesz znaleźć wiele sposobów na dokończenie tego zdania. Zamiast skoncentrować się na stworzeniu prezentacji, bierzemy się za inne zadania. Przez to czas robienia prezentacji niepotrzebnie się wydłuża.

  2. PRZERYWANIE PRACY KRÓTKIMI ZADANIAMIJeśli przeznaczysz na zadanie więcej czasu, niż faktycznie potrzeba, nie będziesz czuć oporu, by w trakcie pracy nad nim:

    ==> odebrać telefon
    ==> zrobić sobie przerwę na kawę
    ==> zajrzeć do kalendarza i sprawdzić, co jeszcze masz do zrobienia dzisiaj (w tym tygodniu)
    ==> zapisać pomysł, który przyszedł Ci do głowy
    ==> wysłać do kogoś smsa

    To zagrożenie podobne jest do pierwszego. Różni się tylko momentem rozproszenia.

  3. NADMIERNA DBAŁOŚĆ O DETALE (PERFEKCJONIZM)Gdy jesteś już bliski stworzenia ostatecznej wersji prezentacji, ale wykorzystałeś do tej pory dopiero 90 z zaplanowanych 120 minut, bardzo łatwo ulegniesz pokusie perfekcjonizmu:

    A może to zdjęcie przesunąć bardziej na prawo? Może zwiększyć trochę tę czcionkę? Może rozbić ten slajd na dwa mniejsze? Albo zastosować inny wykres?

    W nielicznych sytuacjach dokonanie jednej z powyższych poprawek może mieć znaczenie. Najczęściej jednak będzie trwonieniem czasu. Zamiast być perfekcjonistą, zostań Parecistą. Koncentruj się na tym, co najważniejsze, a potem przechodź do kolejnego priorytetowego zadania, które da Ci 80% efektu. Więcej o zasadzie Pareto, możesz przeczytać tutaj.

    Rozważmy teraz inny scenariusz. Jest godzina 11:10. Obiecałeś, że ważny Klient NA PEWNO dostanie prezentacje najpóźniej do 12:00. Masz więc maksymalnie 50 minut na jej stworzenie. Jak się teraz będziesz zachowywać? Będziesz odwlekać rozpoczęcie prac nad prezentacją? Jeśli ktoś do Ciebie zadzwoni, bez zastanowienia odbierzesz? Pochylisz się nad każdym detalem, żeby go dopieścić?

    NIE!

    Prawdopodobnie zachowasz się dokładnie odwrotnie:

    1) weźmiesz się do roboty od razu, bez chwili zastanowienia
    2) będziesz ignorować wszelkie rozpraszacze
    3) skoncentrujesz się wyłącznie na najważniejszych elementach, tym co musi być zrobione.

    I sam się zaskoczysz, że byłeś w stanie wykonać zadanie na podobnym poziomie jakości w 2-3 razy krótszym czasie!

    Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał Prawa Parkinsona, zastosuj następujący przepis.

    1) oszacuj czas potrzebny do wykonania zadania

    Napisz, ile minut powinno Ci zająć ukończenie zadania. Odwołaj się przy tym do wcześniejszych doświadczeń albo rozbij to zadanie na kilka mniejszych czynności i oszacuj, ile zajmie każda z nich.

    2) zmniejsz szacowany czas o 10-20%


    Jeśli szacowałeś, że zadanie zajmie Ci 120 minut, podejmij wyzwanie, by wykonać je w 100 minut. Generalna zasada mówi, że największy postęp dokonujemy przy nowym dla nas typie zadania. Różnica pomiędzy pierwszym a drugim razem będzie większa niż pomiędzy ósmym i dziewiątym. Dlatego na początku zmniejszaj czas wykonania zadania o więcej (bliżej 20%), a przy kolejnych podejściach o mniej (bliżej 10%).

    3) włącz stoper i skoncentruj się w 100% na wykonaniu zadania

    Wycisz telefon, zamknij przeglądarkę internetową (lub wszystkie niepotrzebne karty), włącz stoper i rozpocznij wyścig z czasem. Walcz o każdą minutę. Uzyskaj rekordowy wynik, swoją życiówkę w tym rodzaju zadania.

    4) gdy skończysz, sprawdź ile Ci zajęło wykonanie zadania

    Porównaj wartość szacowaną z tą, którą uzyskałeś. Przeszacowałeś czas wykonania zadania? Jeśli tak, to o ile minut? A może zadanie okazało się trudniejsze niż podejrzewałeś i mimo pełnej koncentracji i tak zajęło Ci więcej czasu? Takie sytuacje też będą miały miejsce.

    5) następnym razem, gdy będziesz je wykonywać, przeznacz na nie kolejne 10-20% czasu mniej

    Odejmij te 10-20% nie od czasu poprzedniego szacowania, ale od tego, ile minut faktycznie wykonywałeś zadanie.

    6) zmniejszaj czas do momentu, aż nie będziesz w stanie utrzymać satysfakcjonującego poziomu wykonania zadania

    Za każdym razem staraj się wykonać zadanie szybciej niż ostatnio. Powinno Ci się to udać z dwóch powodów. Po pierwsze: masz większe doświadczenie. Często wcześniej stworzyłeś już coś, na czym teraz możesz bazować – teksty, schematy graficzne itp. Po drugie, możliwe że dalej czas jest przeszacowany i można poprzez kompresję, wypuścić trochę powietrza.

    Prędzej czy później dojdziesz do momentu, w którym nie będzie się dało wykonać zadania w krótszym czasie, na poziomie który będzie Cię satysfakcjonował. Wtedy przyjmij, że to jest czas, którego od tej pory się będziesz trzymać przy planowaniu tego rodzaju zadania.

CO CIEKAWE PRAWO PARKINSONA DZIAŁA NIE TYLKO W PRZYPADKU ZARZĄDZANIA CZASEM.

W świecie finansów wyraźnie widać, że wydatki powiększają się do poziomu zarobków. Jeśli ludzie zarabiają 1 500 zł, będą wydawać 1500 zł. Jeśli jednak te same osoby zaczną zarabiać 4 000 zł ich wydatki błyskawicznie dostosują się do nowego poziomu zarobków i będą oscylować w granicach 4 000 zł. Wraz z wyższą pensją, ludzie chcą podwyższyć swój standard życia i przez to wydają więcej pieniędzy.

Jak temu przeciwdziałać? Bardzo prosto. Ustaw stałe polecenie przelewu w dniu otrzymania wypłaty (albo dzień po). Przelewaj część swojej pensji (10-25%), którą chcesz oszczędzać, na konto oszczędnościowe, na którym będziesz mieć utrudniony dostęp do środków (brak karty, przy wybraniu pieniędzy płaci się prowizje).

W ciągu 2-3 miesięcy Twoje wydatki zrozumieją, że nie zarabiasz 4 000 zł (tyle, ile wpływa na konto), a 3 000 zł (tyle ile zostaje na koncie). I dostosują się do tej niższej wartości.

PRAWO PARKINSONA DZIAŁA RÓWNIEŻ NA TALERZU.

Najczęściej zjesz tyle, ile nałożysz na swój talerz. Twój umysł dąży do zjedzenia całej porcji. Czy jest ona trochę większa czy mniejsza, nie ma to dla niego większego znaczenia. Ważne, żeby wszystko zniknęło z talerza / opakowania. W końcu marnowanie jedzenia to grzech!

Mając świadomość tego procesu, wyłania się bardzo proste rozwiązanie, o którym już nieraz na blogu pisałem. Używaj mniejszych talerzy. Od kiedy do śniadania biorę mniejszy talerz, zamiast zjadać trzy kromki chleba, konsumuję dwie. Mimo tego nie czuję się bardziej głodny. Okazało się, że dwie kromki mi w zupełności wystarczają. Stosując tę i kilka innych prostych sztuczek z miesiąca na miesiąc chudnę. W ciągu 4 miesięcy udało mi się zrzucić 4 kg bez zmieniania diety czy wyrzeczeń. I choć jest to tylko 1 kg miesięcznie, jestem przekonany, że uzyskany efekt będzie znacznie trwalszy niż przy typowych programach odchudzających.

Skoro już wiesz, jak działa Prawo Parkinsona – wykorzystuj je w praktyce. Wykonując zadania po raz kolejny, daj sobie na ich ukończenie coraz mniej czasu, aż dojdziesz do momentu, kiedy krócej się nie da lub nie warto. Ustaw stałe zlecenie przelewu w dniu wypłaty, jedz na mniejszych talerzach. Jeśli chwilę pomóżdżysz, z pewnością znajdziesz więcej sytuacji, w których warto wykorzystać Prawo Parkinsona.

Prawo Parkinsona – Siła Kompresji
Posted by Andrzej Bernardyn in technika, 0 comments
Zasada Pareto – zapomniany skarb

Zasada Pareto – zapomniany skarb

Wyobraź sobie skrzynię pełną lśniących monet i szlachetnych kamieni. Złotych pucharów i cennych naszyjników. Ile czasu i pieniędzy byłbyś w stanie zainwestować, żeby ją zdobyć? Niemało, prawda? A co byś zrobił, jeśli powiedziałbym Ci, że codziennie mijasz taką skrzynię, nie zwracając na nią uwagi? Że skarb jest na wyciągnięcie Twojej ręki, wystarczy tylko że się po niego schylisz? Chcesz skorzystać z takiej okazji? Jeśli tak, zapraszam do lektury. 

Zasada Pareto dla wielu ludzi jest wielokrotnie przeżutą gumą, która całkiem straciła swój smak. Słyszeli o niej na studiach, niemal na każdym szkoleniu z zarządzania czasem i zanim trener zdąży powiedzieć słowo Pareto zaczynają ziewać. Tak, wiem co to jest. Tak, słyszałem o tej zasadzie. Wielokrotnie. 

Gdy jednak pytam menadżerów i przedsiębiorców na szkoleniach: Jak z niej korzystacie?
w odpowiedzi słyszę ciszę. Chcę dziś pokazać, że zasada Pareto jest zapomnianym skarbem, który ludzie mijają obojętnie. A wystarczy tyko otworzyć wieko skrzyni i przyjrzeć się tym wszystkim korzyściom, które czekają na wyciągnięcie ręki. Zacznijmy jednak od początku. Co mówi zasada Pareto?

20% zadań dostarcza 80% efektu

Oczywiście są też inne interpretacje tej zasady, na przykład:
20% klientów dostarcza 80% dochodu
20% produktów generuje 80% zysku

Jednak w tej analizie skupimy się na wersji z zadaniami i efektem. Jakie praktyczne wnioski można wyciągnąć z tego, że 20% zadań dostarcza nam 80% efektu?

(1) warto dobrze się zastanowić i wybrać te zadania, które są najkorzystniejsze.

Poniższy wykres najlepiej ilustruje różnicę pomiędzy wykonaniem zadania priorytetowego i pozostałych.

Zasada Pareto - Efekty Działania - Andrzej Bernardyn

Liczby 80 i 20 sugerują nam, że priorytetowe zadanie może nam dostarczyć czterokrotnie wyższej wartości. Jednak jeśli jedno zadanie z pięciu dostarcza nam 80% efektu, to na każde z pozostałych czterech (zakładając równy podział) zostaje tylko

5%

co oznacza, że priorytetowe zadanie da nam 16 razy więcej niż zwykłe zadanie!

Gra polegająca na zidentyfikowaniu, które z zadań jest priorytetowe, jest więc warta nie tylko świeczki, ale i imponującego kandelabru. Dla naszego biznesu różnica pomiędzy wykonaniem zwykłego zadania i priorytetowego, to różnica pomiędzy niezarobieniem wcale, a zdobyciem dużego zlecenia.

Oczywiście, nie zawsze rozbieżność w skuteczności zadań jest aż tak bardzo wyraźna. Czasem będzie to 70 do 30, albo 60 do 40. Jednak prawie zawsze, jedno z zadań jest ważniejsze niż pozostałe i to właśnie je należy wykonać w pierwszej kolejności. Nawet jeśli jest najmniej przyjemne i najtrudniejsze.

Jaka jest kolejna praktyczna implikacja zasady Pareto?

(2) rzadko kiedy warto jest podnosić jakość aż do 100% (do perfekcji).

Niewątpliwie są takie sytuacje, w których drobiazgi są decydujące i potrzebna jest absolutna perfekcja, by wygrać. Sport jest tego dobrym przykładem. O wygranej w sprincie często decydują milisekundy (czubek nosa). Jestem sobie w stanie również wyobrazić, że dla firmy produkcyjnej różnica pomiędzy szansą stworzenia dobrego samochodu na poziomie 80% a 90% może przesądzić o jej życiu lub śmierci.

Jednak w miażdżącej ilości przypadków nie jest to aż takie ważne. Powiem więcej, klienci często nie zobaczą różnicy pomiędzy jakością produktu na poziomie 80% i 100%. Dla nich w obu przypadkach jest wystarczająco dobry. Po co więc przepłacać? Po co inwestować więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne?

Odwrócona zasada Pareto mówi, że:

80% działań dostarcza 20% efektu


Po tym jak wykonasz priorytetowe zadania i osiągniesz jakość produktu / usługi na poziomie 80%, potrzebujesz włożyć 4 razy tyle pracy, żeby z 80% dojść aż do 100%. Zamiast tego, dużo lepiej będzie znaleźć i wykonać inne priorytetowe zadania.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy właścicielami szkoły językowej. Możemy wyróżnić w niej 4 główne obszary działalności:

I. Obsługa bieżących Klientów
II. Zdobywanie nowych Klientów
III. Sprawy administracyjne
IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników

Załóżmy, że wykonaliśmy już priorytetowe zadanie z pierwszego obszaru, jakim było:
1. stworzenie ciekawego kursu do nauki języka angielskiego dla dzieci. Pozostałe zadania, które nam zostały w tym obszarze to:
2. nagranie piosenki.
3. zorganizowanie pikniku.
4. zorganizowanie spotkania z klaunem.
5. dodanie zdjęć do zeszytów uczniów.

Być może któryś z tych elementów byłby miłym dodatkiem do kursu, jeśli jednak ich zabraknie – prawdopodobnie nic się nie stanie. Rodzice ani dzieci nie wiedzą przecież, że planowaliśmy takie atrakcje i nie zorientują się, że czegoś brakuje. Tylko w naszej świadomości kurs będzie niepełny.

Zamiast wykonać jedno z pozostałych zadań z tego obszaru i podnieść jakość kursu z 80% do 85%, możemy wybrać priorytetowe zadania z pozostałych dziedzin:

II. Zdobywanie nowych Klientów
III. Sprawy administracyjne
IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników

W ten sposób możemy zrobić kolejną osiemdziesiątkę (priorytetowe zadanie, które da nam 80% efektu), zamiast inwestować czas w piątkę (zwykłe zadanie, dające 5% efektu). Zachowując balans pomiędzy różnymi elementami naszego biznesu, możemy uzyskać efekt synergii i równomiernie się rozwijać.

W ten sposób unikniemy problemu wąskiego gardła, kiedy jeden z niedostatecznie dobrych elementów będzie nam blokował możliwość skorzystania z pełnego potencjału pozostałych.

JAK W PRAKTYCE ZASTOSOWAĆ ZASADĘ PARETO JUŻ DZIŚ?

[1] Wyróżnij cztery kluczowe obszary dla Twojego biznesu / Twojej pracy Weź kartkę A4, narysuj na niej maksymalnie duże koło, podziel je na cztery części i napisz na zewnątrz koła, przy każdej z ćwiartek, nazwę jednego z kluczowych obszarów.

[2] Wypisz 5 zadań dla każdego z tych obszarów Wewnątrz każdej z ćwiartek koła wpisz po 5 zadań z każdego obszaru. W sumie będziesz mieć listę 20 zadań.

[3] Wybierz priorytetowe zadanie z każdej ćwiartki!
Podkreśl lub zaznacz gwiazdką po jednym zadaniu z każdej ćwiartki, które wydaje Ci się najistotniejsze – to, którego wykonanie da Ci najlepsze rezultaty.

[4] Ustal kolejność wykonywania zadań priorytetowych Zdecyduj, które z priorytetowych zadań wykonasz jako pierwsze. Jeśli chcesz, możesz też zadecydować, które z nich zrobisz jako drugie, trzecie i czwarte, jednak nie jest to konieczne. Często lepiej będzie zdecydować o kolejności pozostałych priorytetowych zadań, dopiero po wykonaniu pierwszego z nich. Do tego czasu, może się okazać, że inny porządek, będzie sensowniejszy.

[5] Wykonaj zadanie

Faza planowania zakończona, więc DO DZIEŁA!

Trawa po drugiej stronie płotu jest zawsze bardziej zielona. Poznanie nowej techniki, o której do tej pory jeszcze nigdy nie słyszeliśmy jest ekscytujące i daje większą nadzieję na zmianę. Jednak to, co naprawdę się liczy w narzędziach do zarządzania czasem (czy sobą), to ich skuteczność. Zasada Pareto jest prosta, praktyczna i dostarcza wymiernych rezultatów. Zacznij ją stosować, a szybko się o tym przekonasz.

Zapomniany Skarb – Zasada PARETO
Posted by Andrzej Bernardyn in technika, 0 comments
Technika POMODORO – zdrowie, świeżość, efektywność

Technika POMODORO – zdrowie, świeżość, efektywność

Pomidor większości z nas kojarzy się zapewne z dziecięcą zabawą. Być może jednak po przeczytaniu tego wpisu zaczniesz patrzyć na to warzywo z zupełnie innej perspektywy. Pokażę bowiem, jak wykorzystać Technikę Pomodoro, do uczynienia swojego dnia pracy (i całego życia) bardziej zdrowym, świeżym i efektywnym. 

Autorem Techniki Pomodoro jest Włoch – Francesco Cirillo.Gdy był na studiach, miał olbrzymi problem z koncentracją. Podczas nauki co chwilę rozpraszali go inni ludzie albo zadania i w efekcie przygotowanie do egzaminów zabierało mu mnóstwo czasu. Poszukując pomocy udał się do kuchni – w końcu był Włochem. 

Znalazł tam kuchenny minutnik w kształcie pomidora. Stwierdził, że spróbuje uczyć się w pełnej koncentracji chociaż przez 5 minut. Nastawił więc Pomodoro (po włosku – pomidor) i rozpoczął studiowanie notatek. Z początku utrzymanie uwagi nawet przez tak krótki czas było dla niego problemem, jednak z każdym kolejnym razem było to coraz prostsze. 

Stopniowo podnosił też czas skoncentrowanej nauki z 5 minut, do 10 minut, a potem 15-20 aż do 25 minut. Po tym jak Pomodoro zadzwoniło (skończył się czas odmierzany przez minutnik) robił sobie 5-minutową przerwę, podczas której się relaksował. I tak właśnie powstał Chocapic! … znaczy się, Technika Pomodoro – którą z powodzeniem wykorzystują dziesiątki tysięcy osób na całym świecie. 

W swojej podstawowej wersji brzmi ona bardzo prosto: pracuj przez 25 minut w pełnym skupieniu, a potem zrób sobie 5 minut przerwy!

Jakie są korzyści ze stosowania Techniki Pomodoro?

  1. MAKSYMALNA KONCENTRACJA I WIĘKSZA WYDAJNOŚĆPraca w pełnym skupieniu przez wiele godzin nie jest możliwa – jednak przez 25 minut, jak najbardziej. Nasza koncentracja mocno spada powyżej 45 minut wykonywania zadania. Dzięki dzieleniu zadań na krótkie fragmenty i częstym przerwom jesteś w stanie pracować maksymalnie wydajnie. Odliczany czas dodatkowo motywuje Cię, by jak najszybciej ukończyć zadanie – wykorzystujesz w ten sposób Prawo Parkinsona*. * – o którym będzie osobny wpis
  2. WIĘKSZA MOTYWACJA DO DZIAŁANIADużo łatwiej wziąć się do pracy, gdy do najbliższej przerwy potrzebujesz podziałać tylko 25 minut. Technika Pomodoro sprawia, że nie zwlekasz, tylko od razu bierzesz się do roboty, co jest wielką oszczędnością czasu.
  3. REGENERACJA CIAŁA I UMYSŁURegularne przerwy pozwolą Ci zadbać o fizyczne i psychiczne zdrowie. Wstając często od komputera, zapewniasz sobie ruch, lepsze dotlenienie organizmu oraz przeciwdziałasz bólom kręgosłupa, głowy itp. Również Twój umysł będzie miał okazje do odpoczynku. Podczas przerw może zachodzić proces inkubacji, dzięki któremu wpadniesz na rozwiązanie problemu, nawet o nim aktywnie nie myśląc.

Jak korzystać z tej techniki?

  1. STWÓRZ LISTĘ ZADAŃ I WYBIERZ NAJBLIŻSZE DZIAŁANIENa początku dnia zrobić listę zadań do wykonania i posortuj ją według ważności. Na górze listy powinno być najważniejsze zadanie, a na dole najmniej ważne. Następnie wykonuj wszystkie zadania z góry na dół.

  2. USTAW ALARM NA POMODORO (25 MINUT)Wykorzystaj w tym celu swój telefon lub aplikację komputerową.

  3. PRACUJ PEŁNE POMODORO NAD WYKONANIEM ZADANIAZanim zaczniesz mierzyć czas – wyeliminuj wszystkie rozpraszacze. Zamknij przeglądarkę internetową (jeśli nie potrzebujesz jej do wykonania bieżącego zadania) lub wszystkie zbędne karty w przeglądarce. Jeśli to możliwe – załóż słuchawki i puść (z komputera, telefonu, mp3) spokojną muzykę (klasyczną, relaksacyjną). W ten sposób zakomunikujesz wszystkim, że nie należy Ci teraz przeszkadzać oraz przestaniesz słyszeć rozpraszające dźwięki z otoczenia (samochody za oknem, rozmowy). Gdy już to zrobisz – włącz odmierzanie czasu i w pełni skoncentrowany pracuj tak długo, aż usłyszysz dźwięk alarmu. Jeśli chcesz – możesz co jakiś czas (raz na 5-10 minut) sprawdzać, ile czasu zostało Ci do końca.

  4. ZAKTUALIZUJ LISTĘ ZADAŃ – (CZĘŚĆ) ZADANIA WYKONANEGdy usłyszysz alarm – przerwij pracę i oznacz zadanie na liście jako wykonane lub zaznacz ile Pomodoro już nad nim pracujesz.

  5. ZRÓB 5-CIO MINUTOWĄ PRZERWĘGdy zaznaczyłeś już wykonanie zadania (lub jego części), nastaw alarm na 5 minut. To Twój czas na relaks. Wykorzystuj go za każdym razem, nawet jeśli w danym momencie najchętniej zająłbyś się dalej pracą. Dzięki temu znacznie zwiększysz swoją produktywność.
    Co warto robić podczas MPP (Mała Przerwa Pomodoro)? Oto kilka pomysłów

    1. wypij szklankę wody
    2. zaparz herbatę lub kawę
    3. zjedz owoc, warzywo
    4. zaczerpnij świeżego powietrza (otworzyć okno, wyjść na dwór)
    5. wyślij bliskiej osobie miłego smsa
    6. złóż życzenia na facebooku osobie, która obchodzi dzisiaj urodziny
    7. porozmawiaj chwilę z kolegą / koleżanką z pracy (który/-a w tym samym czasie zakończył(a) swoje Pomodoro : – )
    8. zrób sobie masaż dłoni, szyi
    9. wykonaj jedno z polecanych ćwiczeń (workawesome.com/office-life/office-deskexercises/)
    10. zadbaj o higienę (umyj zęby, nasmaruj się kremem, skorzystaj z WC)
    11. zamów posiłek na DPP (Duża Przerwa Pomodoro)

    Oczywiście 5 minut jest umownym czasem. Jeśli w kolejce do czajnika była kolejka i potrzebujesz jeszcze 1-2 minut, by zrobić swoją kawę / herbatę, nie musisz rzucać się z powrotem do biurka z komputerem, bo słyszysz alarm. Jednak jeśli to tylko możliwe, trzymaj się dyscypliny czasowej i tych 5 minut.

  6. ZRÓB 30 MINUTOWĄ PRZERWĘ – PO 4 POMODORO Z RZĘDUPo wykonaniu czterech Pomodoro pod rząd zrób sobie 30-minutową przerwę regeneracyjną. Również jest ona obowiązkowa : – ) Nastaw alarm na 30 minut i …
    Co warto robić podczas DPP (Duża Przerwa Pomodoro)? Oto kilka pomysłów
    1. przygotuj i zjedz posiłek lub zjedz zamówiony wcześniej lunch
    2. poczytaj książkę dla przyjemności
    3. porozmawiaj ze znajomymi z pracy, którzy też robią sobie przerwę
    4. sprawdź co ciekawego udostępnili Twoi znajomi na fejsie
    5. poczytaj kilka postów na blogach, które śledzisz
    6. wyjdź na zewnątrz, zrób sobie spacer

Ważne zasady w Technice Pomodoro

  1. Pomodoro jest niepodzielne. Gdy już zaczniesz nad czymś pracować, działaj tak długo, aż usłyszysz alarm (wyjątek – punkt 4). 
  2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 7 Pomodoro – podziel je na mniejsze części.
  3. Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż jedno Pomodoro – dorzuć do niego kolejne krótkie zadanie tak, żeby wypełnić całe Pomodoro
  4. Jeżeli skończysz zadanie zanim upłynie całe Pomodoro (np. zostanie Ci 7 minut) – nie szukaj zadania na siłę, tylko zrób od razu 5-minutową przerwę, a potem zabierz się za kolejne zadanie od nowego Pomodoro**.
    ** – to moja zasada, która różni się od oryginalnych zaleceń Francesco Cirillo.

  5. Kiedy nie należy korzystać z Techniki Pomodoro?

    a) podczas czasu wolnego – kiedy nie jest ważny efekt tylko przyjemność płynąca z wykonywania czegoś, co lubisz
    b) podczas dojazdów, spotkań

Więcej na temat techniki Pomodoro przeczytasz na stronie PomodoroTechnique.com. Oczywiście Technika Pomodoro nie jest dla każdego. Zanim jednak stwierdzisz, mi to nie pasuje – przetestuj ją jednego dnia.

Nic to nie kosztuje, a będzie ciekawym urozmaiceniem w stosunku do zwykłego dnia pracy. Jest jednocześnie spora szansa, że zobaczysz duży wzrost energii i produktywności i zostaniesz stałym Pomodorzystą, tak jak ja. Spróbowałem, polubiłem, korzystam. Pisząc ten wpis wykorzystałem 4 Pomodoro. W związku z tym zaraz zrobię zasłużoną 30-minutową przerwę : – )

Technika Pomodoro – Zdrowie, Świeżość, Efektywność!
Posted by Andrzej Bernardyn in technika, 0 comments